Av Endre Aalrust Kristoffersen, kursholder på SiO Foreningers regnskapskurs for små foreninger

Høsten 2007 begynte jeg som student på Universitetet i Oslo. Samme semester ble jeg aktiv i Filologisk Forening, som driver studentpuben Uglebo. Semesteret etter rakte jeg sjenert hånden i været da det ble etterlyst noen som kunne tenke seg å lære litt mer om økonomi, og bli økonomiansvarlig.

Det ble et semester med mye nytt. Jeg så for meg at mye av det nye skulle være vanskelig, men det var det heldigvis ikke! Jeg trengte hverken å lære meg mye matte (det holder med pluss og minus – kanskje deling og ganging hvis man føler seg modig) eller arkene formularer for å finne ut av hvilke tall som skal i hvilken kolonne. Egentlig er alt man trenger for å føre et regnskap penn og papir, selv om de fleste synes det er nyttig med en kalkulator også.

Noen år senere ble det etterlyst kursholdere til regnskapskurs for små foreninger. Siden jeg hadde ført regnskap en stund da følte jeg at det var en oppgave jeg kunne takle, og jeg meldte interesse. I dag har jeg holdt kurset i nesten 5 år.

Så, hva lærer du hvis du går på regnskapskurs for små foreninger?

Regnskap handler i stor grad bare om å ha oversikt over pengene sine. Man ønsker ofte andre ting fra regnskapet sitt – enten det er evnen til å forklare andre hvorfor man er tom for penger eller om det er å sende inn fjorårets regnskap til folk man får støtte fra – men hvis man spør meg (og dette er mitt blogginnlegg!) er dette bare heldige konsekvenser av at man har oversikt over pengene sine. Det jeg lærer bort på kurset er tips og verktøy man kan bruke for å bedre oversikten over pengene sine.

Det første verktøyet heter budsjett

Et budsjett er en oversikt over «forventede økonomiske handlinger». Det høres litt vanskelig ut, så jeg pleier å kalle det en oversikt over «kvalifisert gjetting på hva du tror du kommer til å bruke pengene dine på». Når man lager et budsjett tar man utgangspunkt i noen spørsmål: Hvor mye har vi brukt tidligere? Hvor mye har vi tenkt at vi skal bruke fremover? Hva skal vi bruke pengene våre på? Når man har tenkt over disse spørsmålene og prøvd å sette opp hva man tror har man plutselig laget et budsjett.

Budsjettet kan man ta frem med jevne mellomrom og se om man skal justere kursen fremover. Har vi brukt alle pengene vi hadde tenkt vi skulle bruke på strutseoppdrett? Betyr det at vi ikke skal bruke mer penger på strutseoppdrett, eller betyr det at vi må endre budsjettet? Når man tenker over disse tingene med jevne mellomrom blir det plutselig mye lettere å planlegge aktiviteten til foreningen.

Bilag, hva er det?

Når man bruker penger eller tjener penger (vi kaller dette entransaksjon) får man et bilag. Et bilag kan for eksempel være en kvittering, en faktura eller en kontoutskrift. Bilagene former grunnlaget i selve regnskapet.

Når man fører regnskap skriver man ned i en stor oversikt hva det står på hvert bilag. Hva har vi brukt penger på denne gangen? Betalte vi med bankkort eller kontanter? Hvor mye penger brukte vi? SiO Foreninger har et regneark man kan laste ned og bruke hvis man vil. Hvis du kommer på kurs skal jeg vise deg hvordan det virker, men egentlig er det ikke så veldig høy terskel for å ta det i bruk, hvis du er villig til å prøve deg litt frem.

Her kan det også legges til at Kulturstyret foretrekker at regnskap fra små foreninger er satt opp på etter denne malen.

Før regnskap med jevne mellomrom

Hvis man er lur fører man regnskap også med jevne mellomrom. Hvor jevne er avhengig av hvor mange bilag man har, men en gang i måneden er fint hvis man føler at arbeidsmengden er overkommelig da. Hvis man bruker regnearket til Foreninger oppdaterer den totalsummene av seg selv, slik at du lett kan se hvor mye penger du har brukt og tjent, og også hvor mye penger du har igjen. Når man er ferdig med å føre regnskap for dagen kan man la det ligge en dag eller to, og så sjekke at man har gjort det riktig. Hvis man har gjort det riktig tar det knapt fem minutter å sjekke, og hvis du ikke har gjort det riktig er det mye bedre å rette en måned av gangen enn å rette et år bakover.

Når du er sikker på at alt er riktig kan du skrive ut regnskapet ditt, ramme det inn og henge det på veggen (eller i hvert fall sende det til alle som er interessert).

For å oppsummere det jeg har snakket om:

Regnskap fører man for å ha oversikt over pengene sine. Budsjett har man for å ha en pekepinn på omtrent hvor mye man skal bruke på hva. Regnskap bør føres og sjekkes med jevne mellomrom.

Dette var hovedtrekkene i hva jeg går gjennom. Det er selvfølgelig ikke mulig å komprimere alt man går gjennom på et tretimers kurs på et kort blogginnlegg, så det er noen detaljer man får bedre forklart på kurset. En annen ting jeg har god tid til på kurset er å ta spørsmål.

Erfaringsmessig er små studentforeninger veldig forskjellige (det er en bra ting!) og det dukker stadig opp spesielle tilfeller man er usikre på hvordan man håndterer.

Så hvis du har lurt på om du egentlig har lyst til å være økonomiansvarlig – vær ikke redd! Det er hverken vanskelig eller skummelt, og en ryddig økonomi er fullstendig nødvendig for alle studentforeninger.

Mer informasjon om dette regnskapskurset finner du her, resten av SiO Foreningers kurstilbud finner du her.

 

IMG_8779Endre Aalrust Kristoffersen har vært økonomiansvarlig i Uglebo. Han har studert engelsk språk og studerer i dag ved Institutt for Informatikk. Til høsten feirer han femårsjubileum som kursholder på regnskapskurs for små studentforeninger.